#WeTax

Cách Xử Lý Sai Tên Hàng Hóa Trên Hóa Đơn Điện Tử

Trường hợp viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử là một trong các lỗi thường gặp nhất, gây ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của đơn vị, doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử WeTax sẽ hướng dẫn cách xử lý sai tên Hàng Hóa Trên Hóa Đơn Điện Tử trong bài viết này.

Hóa đơn điện tử hiện nay không chỉ là công cụ bắt buộc trong việc thực hiện các hoạt động kinh doanh, mà còn là giải pháp quan trọng hỗ trợ chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lập hóa đơn không tránh khỏi các sai sót, từ đó đòi hỏi quy trình xử lý chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Cùng WeTax - giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện từ Webcash Vietnam, sẽ giúp doanh nghiệp xử lý sai sót và tuân thủ quy định pháp luật một cách nhanh chóng, chính xác.

Cách xử lý sai sót tên hàng hóa trên HĐĐT năm 2024
Cách xử lý sai sót tên hàng hóa trên HĐĐT năm 2024

Việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử hiện nay được thực hiện theo các quy định pháp luật cụ thể, bao gồm:

  • Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020: Quy định chi tiết về hóa đơn điện tử và các trường hợp xử lý sai sót.
  • Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021: Hướng dẫn cụ thể việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.

Những sai sót phổ biến bao gồm sai tên hàng hóa, sai địa chỉ người mua, hoặc dữ liệu hóa đơn không khớp với thông tin giao dịch. Tất cả các trường hợp này đều cần được xử lý theo đúng quy định để đảm bảo thống nhất và tránh rủi ro pháp lý.

2. Xử lý sai sót tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 7,Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử được xử lý như sau.

2.1 Trường hợp viết sai tên khi hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua

Với hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi đến người mua, doanh nghiệp cần thực hiện:

  • Hủy hóa đơn sai sót: Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để hủy hóa đơn sai sót.
  • Phát hành hóa đơn mới: Người bán lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi cho người mua.
  • Cập nhật hệ thống: Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn sai sót trên hệ thống và ghi nhận hóa đơn mới.
Cách xử lý sai sót tên hàng hóa trên HĐĐT năm 2024

2.2 Trường hợp sai tên hàng hóa trên hóa đơn đã gửi cho người mua

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc phát hiện sai sót là điều không thể tránh khỏi. Đối với các hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, dù có mã của cơ quan thuế hay không, quy trình xử lý sai sót cần được thực hiện nghiêm ngặt theo Khoản 2, Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Dưới đây là các phương án xử lý phổ biến:

Cách 1: Điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót
  • Người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
  • Nếu người bán và người mua thống nhất lập một văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh, văn bản này cần ghi rõ nội dung sai sót (ví dụ: sai tên hàng hóa). Sau đó, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
  • HĐĐT điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Cách 2: Thay thế hóa đơn đã lập có sai sót
  • Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót tên hàng hóa, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
  • HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Sau đó người bán ký số trên HĐĐT mới điều chỉnh hoặc HĐĐT thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Cuối cùng thực hiện:

  • Gửi hóa đơn mới cho người mua trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
  • Gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới, sau đó gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Xem thêm: 3 Cách Giảm Rủi Ro Khi Dùng Hóa Đơn Điện Tử

3. Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?

Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

...
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
...

Đồng thời, tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn như sau:

Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:

  • Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
  • Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
Lưu ý quan trọng:
  • Nếu đã lựa chọn điều chỉnh, doanh nghiệp phải tiếp tục điều chỉnh đến khi thông tin chính xác hoàn toàn.
  • Nếu đã lựa chọn thay thế, doanh nghiệp phải tiếp tục thay thế cho đến khi hóa đơn chính xác hoàn toàn.
  • Tuyệt đối không được hủy hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để lập hóa đơn mới, cũng không được chuyển đổi từ phương thức điều chỉnh sang thay thế hoặc ngược lại.

4. Kết Luận

Trên đây, WeTax đã cung cấp thông tin chi tiết về “Hướng Dẫn Xử Lý Sai Sót Trên Hóa Đơn Điện Tử”. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp hoặc cần hỗ trợ triển khai giải pháp hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua Hotline 028 7300 1660.

Tại sao nên chọn WeTax?

WeTax không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn điện tử mà còn là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành. Các điểm mạnh vượt trội của WeTax bao gồm:

  • Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế
    Kết chuyển dữ liệu hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế đơn giản, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
  • Tự động hóa quy trình hóa đơn
    Kết chuyển dữ liệu hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế đơn giản, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
  • Chi phí hợp lý, tối ưu ngân sách
    WeTax cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử với chi phí chỉ từ 230đ/hóa đơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí quản lý.
  • Báo cáo thông minh, chi tiết
    Tự động thống kê và cung cấp các báo cáo chi tiết theo thời gian thực, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.
  • Bảo mật và lưu trữ an toàn
    Dữ liệu hóa đơn được mã hóa và lưu trữ trên hệ thống bảo mật cao, giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin quan trọng một cách an toàn.
  • Tích hợp dễ dàng với các hệ sinh thái khác
    Hỗ trợ tích hợp với các hệ thống quản lý đa kênh, phần mềm kế toán và các công cụ chữ ký số, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, hiệu quả.
  • Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
    Phần mềm được thiết kế với giao diện trực quan, thân thiện với người dùng, doanh nghiệp dễ dàng làm quen và sử dụng ngay.

Hóa đơn điện tử WeTax là sản phẩm do Công ty Webcash Vietnam xây dựng và phát triển. Đăng ký sử dụng WeTax, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ tối đa các thủ tục triển khai, đăng ký và sử dụng hóa đơn, thủ tục phát hành hóa đơn nhanh chóng, đơn giản.

Hãy theo dõi WeTax để cập nhật thông tin mới nhất về chính sách thuế và các giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu dành cho doanh nghiệp.

WeTax - Giải pháp Hoá Đơn điện tử toàn diện

  • Kết nối dễ dàng:
    Tự động đồng bộ đơn hàng POS thành HĐĐT và
    kết chuyển dữ liệu lên CQT.
  • Sử dụng đơn giản:
    Phát hành hóa đơn chủ động và nhanh chóng.
  • Chi phí hợp lý:
    Chi phí rẻ hàng đầu thị trường.
  • Đáp ứng yêu cầu CQT:
    Doanh nghiệp tuân thủ Nghị định 123 & Thông tư 78.