#WeBil365

Hành trình phát triển tính năng thu phí tự động – WeBill365

27/08/2025

Gửi hóa đơn đầy đủ nhưng khách vẫn chậm thanh toán? Nhắc nhở liên tục mà công nợ vẫn tồn đọng? Đây là bài toán đau đầu với nhiều doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hành trình phát triển tính năng thu phí tự động của WeBill365 – cùng khám phá!"

Quản lý thu phí luôn là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp. Dù đã gửi hóa đơn đầy đủ, việc thu tiền đúng hạn vẫn là một bài toán nan giải.

Khi bắt đầu phát triển WeBill365, chúng tôi đặt ra câu hỏi:

Làm thế nào để khách hàng thanh toán đúng hạn mà không cần nhắc nhở liên tục?
Làm sao để theo dõi công nợ chính xác mà không mất thời gian tổng hợp thủ công?
Liệu có cách nào để dòng tiền của doanh nghiệp trở nên ổn định hơn?

Bài viết này chia sẻ hành trình phát triển tính năng thu phí tự động của WeBill365, từ những vấn đề thực tế mà doanh nghiệp gặp phải đến cách chúng tôi tiếp cận và giải quyết bài toán này.

Việc thu phí trở nên đơn giản nhờ WeBill365

Mục Lục

1. Vấn đề lớn nhất của doanh nghiệp: Thanh toán chậm trễ
1.1. Khách hàng quên thanh toán hoặc bỏ lỡ thông báo
1.2. Quy trình thanh toán bất tiện, nhiều bước
1.3. Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát công nợ
2. Giải pháp của WeBill365: Tự động hóa quy trình thu phí
2.1. Nhắc nhở khách hàng qua nhiều kênh, không bỏ sót thông báo
2.2. Thanh toán nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột
2.3. Theo dõi công nợ theo thời gian thực
3. Kết luận

1. Vấn đề lớn nhất của doanh nghiệp: Thanh toán chậm trễ

“Khách hàng có thể vui vẻ mua hàng, nhưng lại quên thanh toán” – đó là câu nói mà chúng tôi nghe được rất nhiều từ các doanh nghiệp sử dụng WeBill365. Dù khách hàng có thiện chí, nhưng có rất nhiều lý do khiến họ trì hoãn thanh toán, từ những nguyên nhân khách quan đến thói quen tài chính của từng cá nhân, tổ chức.

1.1. Khách hàng quên thanh toán hoặc bỏ lỡ thông báo

Khách hàng thường xuyên quên hoặc không chú ý đến hóa đơn, dẫn đến việc thanh toán trễ. Một số lý do phổ biến gồm:

Email nhắc nhở bị bỏ lỡ hoặc rơi vào thư rác.
Tin nhắn SMS không thu hút sự chú ý.
Khách hàng bận rộn, không nhớ đến hạn thanh toán.

Hóa đơn đã gửi đi, nhưng khách hàng không kiểm tra email. Tin nhắn nhắc nhở bị bỏ qua giữa hàng chục thông báo khác. Kế toán gọi điện thì khách hàng hẹn “mai sẽ thanh toán” nhưng mãi vẫn chưa thấy tiền về.

Chuyện này không hề hiếm gặp. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng có nhiều khoản giao dịch, khách hàng thường ưu tiên thanh toán những khoản nào dễ dàng, tiện lợi và có cơ chế nhắc nhở hợp lý. Nếu hóa đơn của bạn không nằm trong danh sách đó, rất có thể bạn sẽ phải chờ đợi hoặc tiếp tục nhắc nhở nhiều lần.

1.2. Quy trình thanh toán bất tiện, nhiều bước

Một rào cản lớn khác là quy trình thanh toán không thân thiện với khách hàng. Thông thường, để thanh toán, khách hàng cần:

1. Tìm lại email hoặc tin nhắn có hóa đơn.
2. Sao chép số tài khoản ngân hàng.
3. Nhập chính xác nội dung chuyển khoản.
4. Xác nhận đã thanh toán với kế toán của doanh nghiệp.

Với quá nhiều bước như vậy, không có gì ngạc nhiên khi khách hàng thường xuyên trì hoãn thanh toán hoặc nhập sai thông tin, dẫn đến việc doanh nghiệp phải xử lý thủ công rất nhiều giao dịch.

1.3. Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát công nợ

Tại nhiều doanh nghiệp, kế toán vẫn phải tổng hợp công nợ theo cách thủ công trên Excel. Điều này gây ra nhiều bất cập:

Nhân viên kế toán mất nhiều thời gian tổng hợp danh sách khách hàng đã và chưa thanh toán đến thời điểm hiện tại.
Dễ bị sai sót khi nhập liệu, đối soát.
Không có báo cáo real-time, khiến doanh nghiệp không kịp thời nắm bắt tình trạng thu phí.

Hậu quả là doanh nghiệp không kịp thời nắm bắt tình hình thu phí, dẫn đến tình trạng dòng tiền không ổn định, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.

2. Giải pháp của WeBill365: Tự động hóa quy trình thu phí

Để giải quyết những vấn đề trên, WeBill365 được thiết kế với mục tiêu:

1. Tự động nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn qua nhiều kênh.
2. Giúp khách hàng thanh toán dễ dàng chỉ với một bước.
3. Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi công nợ theo thời gian thực, không cần tổng hợp thủ công.

2.1. Nhắc nhở khách hàng qua nhiều kênh, không bỏ sót thông báo

WeBill365 giúp doanh nghiệp gửi nhắc nhở thanh toán qua Zalo, KakaoTalk, SMS, Email, giúp khách hàng dễ dàng nhận được thông báo và không quên thời hạn thanh toán.

Nếu khách hàng không mở email, tin nhắn sẽ được gửi qua Zalo hoặc KakaoTalk.
Nếu khách hàng vẫn chưa thanh toán, hệ thống sẽ gửi nhắc nhở lần hai.
Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh nội dung nhắc nhở, tránh làm phiền khách hàng quá mức.

Trải nghiệm thực tế:

Một quản lý chung cư mini trước đây phải gọi điện nhắc nhở cư dân thanh toán phí dịch vụ hàng tháng. Từ khi sử dụng WeBill365, cư dân nhận được thông báo qua Zalo kèm mã QR thanh toán, giúp tỷ lệ thanh toán đúng hạn tăng lên 80% chỉ trong 3 tháng.

WeBill365 giúp khách hàng của bạn không bỏ lỡ bất kỳ hóa đơn nào

2.2. Thanh toán nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột

Thay vì yêu cầu khách hàng nhập số tài khoản và nội dung chuyển khoản, WeBill365 cung cấp mã QR trên hóa đơn, giúp khách hàng có thể quét mã và thanh toán ngay lập tức.

Không cần nhập thông tin thủ công.
Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán: Chuyển khoản, thẻ ngân hàng, ví điện tử.
Xác nhận thanh toán tự động, không cần kế toán phải kiểm tra từng giao dịch.

Trải nghiệm thực tế:

Một trung tâm đào tạo trước đây gặp khó khăn trong việc thu học phí do học viên thường quên thanh toán đúng hạn. Sau khi sử dụng WeBill365, trung tâm gửi hóa đơn qua Zalo kèm mã QR, giúp hơn 90% học viên thanh toán trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận hóa đơn.

2.3. Theo dõi công nợ theo thời gian thực

Với WeBill365, doanh nghiệp không cần phải tổng hợp công nợ thủ công. Mọi giao dịch đều được hiển thị trên hệ thống theo thời gian thực.

Danh sách khách hàng đã thanh toán và chưa thanh toán được cập nhật liên tục.
Kế toán có thể lọc dữ liệu, xem báo cáo nhanh chóng.
Thông báo ngay khi khách hàng thanh toán, tránh tình trạng nhầm lẫn hoặc thất lạc hóa đơn.

Trải nghiệm thực tế:

Một công ty bất động sản trước đây gặp khó khăn trong việc thu phí dịch vụ hàng tháng từ khách thuê. Nhờ tính năng theo dõi công nợ theo thời gian thực của WeBill365, bộ phận kế toán có thể dễ dàng kiểm tra trạng thái thanh toán mà không cần chờ tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

3. Kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã chia sẻ về những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình quản lý thu phí và cách WeBill365 ra đời để giúp giải quyết những khó khăn đó.

Chúng tôi tin rằng việc thu phí không nên là một quy trình phức tạp, gây áp lực cho kế toán và làm ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp. WeBill365 được tạo ra không chỉ để giúp doanh nghiệp thu phí nhanh hơn, mà còn để mang lại sự minh bạch, tự động hóa và giảm bớt những công việc thủ công không cần thiết.

Tất nhiên, không có một giải pháp nào là hoàn hảo ngay từ đầu. Khi phát triển WeBill365, chúng tôi đã không ngừng học hỏi từ phản hồi của khách hàng, từ những tình huống thực tế mà doanh nghiệp phải đối mặt hàng ngày. Mỗi lần cải tiến là một cơ hội để chúng tôi hiểu rõ hơn về nhu cầu thực sự của người dùng và làm cho sản phẩm ngày càng tốt hơn.

Chúng tôi sẽ tiếp tục chia sẻ những câu chuyện phát triển sản phẩm trong thời gian tới. Nếu bạn cũng đang tìm kiếm một cách hiệu quả hơn để quản lý thu phí và công nợ, hãy cùng chúng tôi khám phá WeBill365.

Cảm ơn bạn đã đọc đến đây! Nếu bạn có bất kỳ trải nghiệm nào liên quan đến quản lý thu phí mà muốn chia sẻ, hãy để lại bình luận hoặc liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe.

Hãy để Webcash Vietnam đồng hành cùng bạn trên hành trình chuyển đổi số!

Theo dõi WeTax ngay để cập nhật thông tin mới nhất: