한국어청구/수납 자동화 솔루션 개발기 – WeBill365
기업 운영에서 가장 중요한 요소 중 하나는 원활한 요금 청구와 수납입니다. 그러나 청구서를 제때 발송하더라도 고객이 기한 내에 결제하는 것은 또 다른 문제입니다.
WeBill365를 개발할 때, 우리는 다음과 같은 핵심 질문을 던졌습니다.
- 고객이 스스로 기한 내에 결제하도록 하는 방법은?
- 귀찮은 수작업 없이 정확하게 미수금을 추적할 수 있는 방법은?
- 자금 흐름을 보다 안정적으로 유지하는 방법은?
이번 글에서는 WeBill365의 청구/수납 자동화 기능이 어떻게 탄생했으며, 실제 기업들이 겪는 문제를 어떻게 해결했는지 말씀드리겠습니다.
목차
1. 기업이 직면한 가장 큰 문제: 대금 결제 지연으로 인한 현금 부족
1.1. 고객이 결제를 잊거나 알림을 놓치는 경우
고객이 청구서를 확인하지 않거나 결제 기한을 인지하지 못하는 경우가 빈번하게 발생하는데요. 주요 원인으로는 다음과 같은 것들이 있습니다.
- 이미 청구서를 보냈지만, 고객이 이메일을 확인하지 않는 경우
- 이메일로 발송된 결제 알림이 스팸함으로 분류되거나 놓치는 경우
- 수많은 알림 속에서 결제 요청이 묻혀버리는 경우
- 문자 메시지가 고객의 주의를 끌지 못하는 경우
- 바쁜 일정으로 인해 결제 기한을 잊어버리는 경우
- 직접 연락해도 "내일 결제하겠다"는 답변만 하는 경우
1.2. 복잡한 결제 절차
- 1. 이메일이나 문자 메시지에서 청구서를 찾는다.
- 2. 기업의 계좌번호를 복사한다.
- 3. 계좌 이체 시 계좌번호, 금액 등 정보를 일일이 입력해야 한다.
- 4. 회계 담당자에게 직접 연락하여 이체를 확인한다.
1.3. 실시간 관리되지 않는 미수금
- 매일 고객별 결제 내역을 수동으로 정리하고, 결제된 금액과 미수금을 따로 확인한다.
- 수작업으로 입력하는 과정에서 오기입이 발생할 가능성이 높다.
- 실시간 보고 시스템이 없어, 기업이 즉각적인 현금 흐름을 파악하기 어렵다.
2. 기업의 결제 관리 혁신: WeBill365를 통한 자동화 수금 솔루션
- 1.고객이 제때 결제할 수 있도록 다양한 채널을 통한 자동 알림 제공.
- 2. QR 스캔으로 간편한 결제 가능
- 3. 실시간으로 미수금 현황을 확인할 수 있는 자동 리포트 제공
2.1. 다채널 자동 결제 알림 시스템
- 이메일을 열지 않으면 Zalo 또는 KakaoTalk으로 재전송
- 고객이 기한내에 결제하지 않으면 자동으로 추가 알림 전송
- 기업이 알림 내용을 직접 설정하여 고객을 지나치게 방해하지 않도록 설정 가능
- 한 소규모 아파트 관리자는 매월 입주민들에게 직접 전화를 걸어 관리비 결제를 독촉해야 했습니다. WeBill365 도입 후, 입주민들은 Zalo를 통해 QR코드가 포함된 결제 알림을 받게 되었고, 3개월 만에 정시 결제율이 80%까지 증가했습니다.
2.2. 원클릭 결제 시스템
- 번거로운 정보 입력 없이 간편한 결제
- 은행 송금, 카드 결제, 전자 지갑 등 다양한 결제 옵션 제공
- 자동 결제 확인 기능으로 회계팀의 업무 부담 감소
- 호치민시의 A 스포츠 학원은 학생들의 등록금 미납으로 인해 어려움을 겪고 있었는데요. WeBill365를 도입한 후, Zalo를 통해 QR코드가 포함된 청구서를 전송하여 90% 이상의 학생들이 3일 이내에 등록금을 납부하게 되었습니다.
2.3. 실시간 미수금 관리 기능
- 실시간 결제 데이터 업데이트 및 미수금 내역 확인
- 필터 기능을 활용한 신속한 보고서 작성
- 결제 완료시, 푸쉬 알람으로 실시간 확인 가능
- 한 부동산 회사는 월별 관리비 징수 과정에서 지속적인 어려움을 겪고 있었습니다. WeBill365 도입 후, 회계팀은 다양한 출처에서 데이터를 수집할 필요 없이 하나의 시스템에서 모든 결제 내역을 실시간으로 확인할 수 있었습니다.
3. 결론
사실, 돈을 받는 과정은 원래 이렇게 복잡할 필요가 없습니다. 하지만 현실에서는 회계팀이 고객 한 명 한 명에게 연락해 결제 여부를 확인해야 하고, 수작업으로 데이터를 정리해야 하는 경우가 많죠. WeBill365는 이런 불필요한 과정들을 없애고, 기업이 본연의 업무에 집중할 수 있도록 돕는 솔루션입니다.
물론, 완벽한 솔루션이란 없습니다. 그래서 저희는 고객들의 피드백을 귀담아듣고, 실제로 현장에서 어떤 문제들이 발생하는지 살펴보면서 계속해서 WeBill365를 발전시키고 있습니다. 더 나은 솔루션을 만들기 위해서는 기업들의 경험과 목소리가 무엇보다 중요합니다.
앞으로도 WeBill365의 발전 과정과 다양한 사례들을 공유해 나갈 예정입니다. 만약 여러분도 보다 효율적인 수금 관리 방법을 찾고 있다면, WeBill365를 한 번 경험해 보세요.
긴 글을 읽어주셔서 감사합니다! 혹시 청구, 수납 관리와 관련한 경험이 있거나 고민되는 점이 있다면 댓글로 남겨주시거나 저희에게 직접 연락해 주세요. 여러분의 의견을 듣고 함께 해결책을 고민해 나가겠습니다.
최신 금융 및 솔루션 소식을 확인하려면 우리를 팔로우하세요:
