Khi báo cáo dòng tiền thủ công không còn đáp ứng nhu cầu quản trị tài chính

Để lập báo cáo tình hình dòng tiền, nhân viên tài chính phải lặp đi lặp lại các công việc như thu thập dữ liệu từ nhiều tài khoản ngân hàng, tổng hợp và đối chiếu số liệu. Trong khi đó, các giao dịch vẫn liên tục phát sinh. Đến khi báo cáo hoàn thành, số liệu có thể đã không còn phản ánh đúng tình hình dòng tiền thực tế. Khi số lượng giao dịch tăng lên, đây không còn đơn thuần là một công việc bất tiện, mà còn gây khó khăn cho việc nắm bắt và quản lý dòng tiền kịp thời.

4–5 giờ cho một báo cáo dòng tiền hằng ngày 

Theo thông tin từ doanh nghiệp, trước khi triển khai WeCMS, Hansung Bolt Vina mất khoảng 4–5 giờ mỗi ngày để lập báo cáo dòng tiền.

Phần lớn thời gian được dành cho việc lấy dữ liệu từ từng tài khoản ngân hàng, kiểm tra, nhập lại và tổng hợp số liệu. Thay vì tập trung vào phân tích và quản lý tài chính, nhân viên phải dành nhiều giờ để thu thập và xử lý dữ liệu.

Báo cáo hoàn thành nhưng dữ liệu đã thay đổi

Trong lúc lập báo cáo, các giao dịch vẫn tiếp tục diễn ra. Ngay cả sau khi dữ liệu được tải xuống và tổng hợp, những giao dịch mới vẫn có thể phát sinh.

Vì vậy, luôn tồn tại một khoảng cách giữa thời điểm giao dịch thực tế diễn ra và thời điểm người quản lý nhìn thấy thông tin đó trên báo cáo. Báo cáo càng được hoàn thành muộn, khoảng cách này càng có thể lớn hơn. Khi cần đưa ra quyết định, số liệu trong báo cáo có thể không còn phản ánh đúng tình hình dòng tiền tại thời điểm đó.

Thủ công đồng nghĩa với có thể sai sót

Khi dữ liệu phải đi qua nhiều bước thu thập và tổng hợp thủ công dễ dàng có sai sót. Đặc biệt với dữ liệu tài chính, một sai lệch nhỏ trong quá trình tổng hợp không chỉ ảnh hưởng đến báo cáo mà còn có thể khiến việc kiểm tra và truy vết sau đó trở nên khó khăn hơn.

Vì vậy, bài toán của Hansung Bolt Vina không đơn giản là làm thế nào để lập một file Excel nhanh hơn. Vấn đề nằm ở chính quy trình phía sau file báo cáo: dữ liệu ngân hàng, thông tin phê duyệt và giao dịch thanh toán vẫn cần được kết nối với nhau. 

Đây là lý do Hansung Bolt Vina lựa chọn WeCMS: không chỉ để lập báo cáo nhanh hơn, mà để chuyển từ quản lý dữ liệu thủ công sang quản trị dòng tiền chủ động, liên tục và có kiểm soát.

Sau khi triển khai WeCMS, cách quản trị dòng tiền đã thay đổi? 

Thay vì tiếp tục cải thiện từng công đoạn thủ công riêng lẻ, Hansung Bolt Vina lựa chọn đưa quy trình quản lý dòng tiền lên hệ thống. Dữ liệu tài chính được tập trung trên một nền tảng, việc tổng hợp được tự động hóa và dòng tiền được kết nối với quy trình phê duyệt, chuyển tiền. 

Đây là điểm tạo nên khác biệt trong cách WeCMS được triển khai tại doanh nghiệp: không chỉ rút ngắn thời gian làm báo cáo, mà thay đổi cách dữ liệu được hình thành và sử dụng trong quá trình quản trị tài chính.

01. Từ tổng hợp thủ công sang báo cáo tự động 

WeCMS kết nối dữ liệu tài khoản ngân hàng và giao dịch trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, báo cáo dòng tiền vốn mất 4–5 giờ để hoàn thành nay chỉ cần 10 phút.

Thay vì phải tự thu thập và tổng hợp dữ liệu, nhân viên có thể sử dụng báo cáo được tạo tự động, với dữ liệu cập nhật theo thời gian thực. Nhờ vậy, bộ phận tài chính có thể nắm bắt tình hình dòng tiền của doanh nghiệp nhanh chóng hơn.

02. Từ nhiều nguồn dữ liệu sang một góc nhìn thống nhất 

Khi thông tin nằm rải rác ở nhiều tài khoản và báo cáo khác nhau, người quản lý phải tự kết nối các dữ liệu để nắm được tình hình dòng tiền tổng thể.

Với WeCMS, số dư và dữ liệu giao dịch từ các tài khoản được tập trung tại một nơi. Người dùng có thể theo dõi số dư, lịch sử giao dịch và biến động dòng tiền trên cùng một màn hình, thay vì phải kiểm tra từng nguồn dữ liệu riêng lẻ. Nhờ đó, tình hình tài chính tổng thể của doanh nghiệp trở nên rõ ràng hơn, giúp việc theo dõi và quản lý dòng tiền thuận tiện hơn.

03. Từ theo dõi dòng tiền sang kiểm soát cả quy trình tài chính

WeCMS đưa đề nghị thanh toán lên nền tảng số và kết nối xuyên suốt với bước phê duyệt và giao dịch chuyển tiền. Vai trò người đề nghị, người phê duyệt và người thực hiện được phân tách rõ ràng; giao dịch chỉ được thực hiện sau khi hoàn tất phê duyệt. 

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ quá trình từ đề nghị → phê duyệt → chuyển tiền → hoàn tất. Dòng tiền vì vậy được kiểm soát ngay từ khi phát sinh đến hoàn tất quy trình thuế, theo định hướng mô hình quản lý tài chính 4 lớp WeCMS.

Tham khảo mô hình quản lý tài chính an toàn 4 lớp của WeCMS tại đây!

Từ 4–5 giờ xuống dưới 10 phút: Thay đổi không nằm ở tốc độ của báo cáo 

Kết quả dễ nhận thấy nhất là thời gian lập báo cáo dòng tiền giảm từ 4–5 giờ xuống còn 10 phút. Tuy nhiên, nếu chỉ nhìn vào con số này, chúng ta sẽ bỏ qua một thay đổi quan trọng hơn: dữ liệu ngân hàng, báo cáo, thông tin phê duyệt và giao dịch chuyển tiền đã được kết nối với nhau. 

“Sau khi triển khai WeCMS, chúng tôi đã điện tử hóa quy trình phê duyệt và tích hợp quản lý các tài khoản ngân hàng trên cùng một hệ thống, qua đó giảm đáng kể thời gian kiểm tra và nắm bắt tình hình dòng tiền hằng ngày. Trên nền tảng đó, chúng tôi đang từng bước chuẩn hóa hệ thống quản lý tài chính tại pháp nhân sản xuất ở Việt Nam và duy trì hoạt động vận hành ổn định tại địa phương.” — Hansung Bolt Vina

Thay vì chỉ tự động hóa một bước lập báo cáo, WeCMS liên kết với thông tin phê duyệt, giúp Hansung Bolt Vina có thể theo dõi dòng tiền theo từng tài khoản và tình trạng mọi khoản chi trên cùng một hệ thống.

Đồng thời, thông qua kết nối Firm Banking, quy trình chuyển tiền cũng được đưa vào hệ thống. Người thực hiện và người phê duyệt được phân quyền riêng, giao dịch phải đi qua quy trình phê duyệt trước khi thực hiện.

Như vậy, Hansung Bolt Vina không chỉ làm báo cáo nhanh hơn, mà đang chuyển từ một quy trình phụ thuộc vào tổng hợp thủ công sang một mô hình trong đó dữ liệu – phê duyệt – giao dịch được kết nối với nhau.

WeCMS đưa dữ liệu trở thành công cụ quản trị 

Việc triển khai WeCMS tại Hansung Bolt Vina là một ví dụ cho thấy chuyển đổi số trong tài chính không nhất thiết bắt đầu từ những thay đổi lớn và phức tạp. Đôi khi, điểm bắt đầu chính là một câu hỏi rất thực tế: 

Tại sao doanh nghiệp vẫn phải mất hàng giờ để tổng hợp những dữ liệu đã có sẵn?

Khi dữ liệu được kết nối, báo cáo được tự động hóa và quy trình thanh toán được kiểm soát trên cùng một nền tảng, bộ phận tài chính có thể chuyển trọng tâm từ công việc tổng hợp thủ công sang hoạt động kiểm soát và phân tích. Người quản lý cũng có cơ sở để tiếp cận thông tin nhanh hơn, thay vì phải chờ một báo cáo hoàn chỉnh mới có thể nhìn thấy tình hình dòng tiền.

Với WeCMS, mục tiêu không đơn thuần là giúp doanh nghiệp quản lý tiền tốt hơn. Mục tiêu lớn hơn là xây dựng một hệ thống để doanh nghiệp nhìn thấy dòng tiền, kiểm soát dòng tiền và ra quyết định dựa trên dữ liệu kịp thời hơn.

Và với Webcash Vietnam, mỗi dự án triển khai không chỉ là việc đưa một phần mềm vào vận hành, mà là quá trình cùng doanh nghiệp xác định những điểm nghẽn trong quản trị tài chính và xây dựng một cách vận hành hiệu quả hơn từ chính những điểm nghẽn đó.

CÔNG TY TNHH WEBCASH VIỆT NAM

• Email: info@webcashvietnam.com

• Hotline: Tiếng Việt, English: +84 (0)28 7300 1660 | 한국어: +84 (0)28 7300 1661

• Địa chỉ: Sarica B1  Phường An Khánh, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam

• Facebook: WeCMS - Giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp