Morningmate bảo mật dữ liệu doanh nghiệp như thế nào? 

Trong môi trường làm việc số, dữ liệu doanh nghiệp không chỉ nằm trong những file quan trọng. Một tin nhắn nội bộ, một tài liệu kế hoạch, thông tin khách hàng, lịch sử trao đổi hay một file được tải xuống cũng có thể trở thành tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Vì vậy, khi lựa chọn một nền tảng cộng tác như Morningmate, câu hỏi không chỉ là: “Morningmate có những tính năng gì?” mà còn là: “Dữ liệu doanh nghiệp được bảo vệ như thế nào trong suốt quá trình làm việc?”

Một nền tảng cộng tác lưu trữ nhiều loại dữ liệu khác nhau:

• Tin nhắn và trao đổi nội bộ

• File và tài liệu doanh nghiệp

• Thông tin thành viên

• Dữ liệu dự án

• Lịch sử công việc

• Thông tin đăng nhập

• Hoạt động truy cập và sử dụng dữ liệu

Morningmate tiếp cận vấn đề theo nhiều lớp:

Xác thực → Phân quyền → Kiểm soát thiết bị → Bảo vệ dữ liệu → Kiểm soát tải xuống/chụp màn hình → Theo dõi hoạt động → Quản lý nhân sự

Nói cách khác:

Không chỉ bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi truy cập trái phép, Morningmate còn giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu được ai truy cập, sử dụng và chia sẻ như thế nào.

10 tính năng bảo mật giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp

01. Admin Controls — Phân quyền truy cập chi tiết

Không phải nhân viên nào cũng cần nhìn thấy toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp. Morningmate cho phép quản trị viên quản lý quyền truy cập dữ liệu theo người dùng và dự án, giúp mỗi thành viên chỉ tiếp cận những thông tin cần thiết cho công việc.

Đây là nguyên tắc quan trọng trong bảo mật doanh nghiệp: Đúng người → Đúng quyền → Đúng dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế việc dữ liệu nội bộ bị xem hoặc sử dụng ngoài phạm vi được cho phép.

02. Downloads & Screenshots History — Biết dữ liệu đã được sử dụng như thế nào

Khi một file được chia sẻ trên Morningmate, quản trị viên không chỉ biết ai có quyền tiếp cận mà còn có thể theo dõi lịch sử tải xuống và chụp màn hình theo các hoạt động được hệ thống ghi nhận. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng rà soát cách tài liệu được sử dụng, xác minh khi có dấu hiệu bất thường và chủ động hơn trong việc kiểm soát nguy cơ rò rỉ thông tin.

03. 2-Factor Authentication — Thêm một lớp bảo vệ khi đăng nhập

Mật khẩu có thể bị lộ, vì vậy chỉ sử dụng mật khẩu để bảo vệ tài khoản là chưa đủ. Morningmate hỗ trợ xác thực hai yếu tố. Khi đăng nhập từ thiết bị chưa được xác nhận, người dùng cần thực hiện thêm bước xác thực thông qua mã được gửi qua email hoặc SMS. Nhờ đó, ngay cả khi thông tin đăng nhập bị lộ, kẻ xấu vẫn khó có thể truy cập tài khoản nếu không vượt qua lớp xác thực bổ sung.

04. Copy Protection — Hạn chế sao chép nội dung trái phép

Không phải mọi dữ liệu trong doanh nghiệp đều có khả năng sao chép tự do. Các nội dung như:

• Thông tin khách hàng

• Chiến lược kinh doanh

• Nội dung sản phẩm

• Tài liệu nội bộ

• Thông tin tài chính

đều có thể trở thành rủi ro nếu bị sao chép và chia sẻ ngoài phạm vi kiểm soát. 

Copy Protection giúp bảo mật dữ liệu doanh nghiệp, hạn chế việc sao chép nội dung nhạy cảm và giảm nguy cơ dữ liệu bị đưa ra khỏi môi trường làm việc. Đây là một lớp bảo vệ nằm ở giai đoạn sử dụng dữ liệu, thay vì chỉ bảo vệ dữ liệu khi đăng nhập.

05. Data Encryption — Mã hóa dữ liệu

Đây là lớp bảo mật nằm phía sau trải nghiệm sử dụng mà người dùng thường không nhìn thấy. Dữ liệu cần được bảo vệ không chỉ khi nhân viên sử dụng mà cả khi được truyền đi hoặc lưu trữ. Mã hóa giúp hạn chế khả năng đọc được thông tin nếu dữ liệu bị truy cập trái phép. Morningmate sử dụng TLS 1.2 trở lên cho dữ liệu truyền tải và AES-256 cho dữ liệu lưu trữ trên AWS S3. Điều này đặc biệt quan trọng đối với nền tảng cộng tác, nơi mỗi ngày có thể phát sinh lượng lớn file, tin nhắn và thông tin nội bộ.

06. Prevent Multiple Logins — Ngăn đăng nhập đồng thời

Một tài khoản được sử dụng đồng thời trên nhiều thiết bị có thể khiến doanh nghiệp khó quản lý quyền truy cập dữ liệu. Tính năng này hỗ trợ quản lý các phiên đăng nhập; theo cơ chế áp dụng, phiên đăng nhập trước có thể bị đăng xuất khi tài khoản đăng nhập trên thiết bị khác, giúp hạn chế việc sử dụng tài khoản ngoài dự kiến.

07. Watermark Documents — Gắn dấu nhận diện lên tài liệu

Điều gì xảy ra nếu một tài liệu nội bộ bị chụp lại hoặc chia sẻ ra bên ngoài? Watermark giúp gắn thông tin nhận diện lên tài liệu được hỗ trợ, tạo thêm dấu vết để xác định nguồn tài liệu và nâng cao trách nhiệm của người sử dụng khi tiếp cận thông tin quan trọng.

Ví dụ:

Tài liệu nội bộ

→ Watermark chứa thông tin người dùng

→ Nếu tài liệu bị phát tán

→ Có thêm cơ sở để xác định nguồn phát tán.

Đây là một cách tiếp cận rất khác với việc chỉ “khóa file”. Thay vì chỉ ngăn dữ liệu rời khỏi hệ thống, doanh nghiệp còn có thể tăng khả năng truy vết nguồn dữ liệu.

08. Download Restrictions — Kiểm soát việc tải xuống

Không phải người có quyền xem tài liệu cũng nhất thiết phải có quyền tải tài liệu đó xuống. Morningmate hỗ trợ Download Control, cho phép thiết lập phạm vi tải file, bảo mật dữ liệu doanh nghiệp theo từng người dùng.

Ví dụ:

Nhân viên Marketing

→ Được xem

→ Không được tải xuống

Trưởng phòng nhân sự

→ Được xem

→ Được tải xuống

Quản trị viên

→ Có quyền quản lý đầy đủ

Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn “quyền sử dụng” thay vì chỉ “quyền truy cập”.

09. User Access Management — Quản lý người dùng khi thay đổi nhân sự

Đây là một trong những phương pháp bảo mật dữ liệu doanh nghiệp thực tế và hiệu quả. Nếu doanh nghiệp chia sẻ tài liệu qua Drive và các đường link riêng lẻ, bộ phận quản trị cần:

• Cấp quyền từng file tài liệu cho nhân viên mới

• Hủy quyền truy cập từng file với nhân viên đã nghỉ

• Sao chép từng file mà nhân viên nghỉ đóng góp

Morningmate giúp doanh nghiệp quản lý quyền truy cập khi nhân sự thay đổi. Khi nhân viên nghỉ việc, quyền truy cập có thể được thu hồi kịp thời, trong khi các tài liệu, hình ảnh và nội dung công việc đã đóng góp vẫn được lưu giữ trong hệ thống.

Nhân viên có thể rời công ty, nhưng dữ liệu và thành quả công việc vẫn ở lại với doanh nghiệp.

10. Screenshot Prevention — Kiểm soát và ngăn chụp màn hình

Ngay cả khi không thể tải xuống hay sao chép tài liệu, người dùng vẫn có thể lưu lại thông tin bằng cách chụp màn hình. Screenshot Prevention bổ sung cơ chế kiểm soát hành vi này trên các thiết bị và môi trường được hỗ trợ, giúp giảm nguy cơ thông tin nhạy cảm bị ghi lại và phát tán ngoài ý muốn.

Từ “bảo mật tài khoản” đến “bảo mật toàn bộ vòng đời dữ liệu”

10 tính năng trên sẽ có ý nghĩa hơn khi nhìn chúng như một hệ thống. Như vậy, bảo mật không còn là một checkbox trong danh sách tính năng, mà trở thành một chuỗi kiểm soát xuyên suốt quá trình dữ liệu được tạo ra, truy cập, sử dụng, chia sẻ và quản lý.

Nền tảng và tiêu chuẩn bảo mật Morningmate

Morningmate được xây dựng trên nền tảng bảo mật dữ liệu doanh nghiệp, kết hợp giữa hạ tầng cloud, giám sát hệ thống và các tiêu chuẩn an toàn thông tin:

• AWS Infrastructure: Vận hành trên hạ tầng AWS với các biện pháp bảo mật cloud.

• 24/7/365 Monitoring: Giám sát hệ thống liên tục để phát hiện các nguy cơ tiềm ẩn.

• Strict Access Control: Giới hạn quyền truy cập nội bộ và ghi nhận lịch sử truy cập.

• External Security Testing: Thực hiện kiểm tra bảo mật, bao gồm kiểm thử xâm nhập định kỳ.

• Secure Data Destruction: Hủy dữ liệu khách hàng an toàn khi dịch vụ chấm dứt.

• ISO/IEC 27001: Tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thông tin.

• CSA STAR: Khung đánh giá bảo mật dịch vụ đám mây.

• GS Certification 1st Grade: Chứng nhận chất lượng phần mềm của Hàn Quốc, Flow.team đạt năm 2022.

Những cơ chế và tiêu chuẩn này cho thấy bảo mật được chú trọng từ hạ tầng vận hành đến quản lý và bảo vệ dữ liệu trong suốt vòng đời sử dụng.

FAQ — Câu hỏi thường gặp về bảo mật Morningmate

Morningmate có an toàn cho dữ liệu doanh nghiệp không?

Morningmate được phát triển trên nền tảng flow.team, nền tảng đã công bố đạt ISO/IEC 27001 và CSA STAR về an toàn thông tin. Hệ thống cũng triển khai nhiều lớp bảo vệ như mã hóa dữ liệu, 2FA, kiểm soát quyền truy cập, watermark, kiểm soát tải xuống và audit logs.

Morningmate có hỗ trợ xác thực 2 lớp không?

Có. Flow.team hỗ trợ 2-Factor Authentication, trong đó thiết bị chưa được xác nhận cần thực hiện thêm bước xác thực qua email hoặc SMS.

Morningmate có thể kiểm soát việc tải file không?

Có. Quản trị viên có thể thiết lập phạm vi tải xuống theo người dùng, giúp hạn chế việc dữ liệu nhạy cảm bị tải ra ngoài.

Morningmate có hỗ trợ ngăn chụp màn hình không?

Có. Flow.team cung cấp Screen Capture Control để kiểm soát việc chụp và quay màn hình trên mobile app.

Khi nhân viên nghỉ việc thì dữ liệu có bị mất không?

Flow.team có cơ chế quản lý Joiner & Leaver, cho phép chặn quyền truy cập của nhân viên khi nghỉ việc. Đồng thời, dữ liệu và lịch sử công việc được quản lý trên hệ thống thay vì phụ thuộc vào tài khoản cá nhân của từng nhân viên.

Dữ liệu Morningmate có được mã hóa không?

Có. Tài liệu kỹ thuật của Flow Drive công bố mã hóa AES-256 trên AWS S3 cho dữ liệu lưu trữ và TLS 1.2+ cho dữ liệu truyền tải.

Kết luận

Bảo mật dữ liệu doanh nghiệp không chỉ nằm ở một chứng nhận hay một tính năng, mà cần được đảm bảo xuyên suốt từ quyền truy cập, cách sử dụng đến việc kiểm soát dữ liệu. Với sự kết hợp giữa bảo mật hạ tầng, các tiêu chuẩn quốc tế và công cụ kiểm soát dữ liệu, Morningmate giúp doanh nghiệp cộng tác linh hoạt mà vẫn giữ dữ liệu quan trọng trong tầm kiểm soát.

CÔNG TY TNHH WEBCASH VIỆT NAM

• Email: info@webcashvietnam.com

• Hotline: Tiếng Việt, English: +84 (0)28 7300 1660 | 한국어: +84 (0)28 7300 1661

• Địa chỉ: Sarica B1, KDT Sala, Phường An Khánh, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam

• Facebook: Morningmate | Nền tảng cộng tác và quản lý công việc