Quản lý học phí là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý giáo dục, đặc biệt trong thời kỳ đổi mới và xã hội hóa giáo dục hiện nay. Tuy nhiên, nhiều trường học tại Việt Nam vẫn đang gặp phải những khó khăn phổ biến trong việc quản lý học phí, gây ra nhiều thách thức cho cả nhà trường và phụ huynh. Dưới đây là những vấn đề chính mà nhiều trường đang đối mặt:

• Mất thời gian: Việc tạo và gửi từng hóa đơn một cách thủ công qua các ứng dụng email hoặc các nền tảng mạng xã hội, khiến quá trình này trở nên mệt mỏi và kém hiệu quả.
• Bất cập bởi thao tác thủ công: Khi nhân viên lập và gửi hóa đơn thủ công định kỳ theo tuần, theo tháng phải mất hàng giờ, chưa kể đến khả năng xảy ra sai sót cao, khiến nhà trường phải mất nhiều thời gian rà soát, khắc phục và làm lại từ đầu.
• Thanh toán chậm trễ: Nhà trường quên gửi phiếu thu dẫn đến thu tiền học phí chậm trễ, ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền của nhà trường.
• Rủi ro quản lý trên Excel: Việc quản lý thu/chi trên Excel tiềm ẩn nhiều rủi ro khi file bị hỏng, mất hoặc không thể khôi phục nếu gặp sự cố.
• Khó khăn theo dõi: Việc tổng hợp dữ liệu các hóa đơn đã lập, hóa đơn chưa thanh toán và các khoản phải thu để phục vụ cho công tác kế toán và báo cáo trở nên phức tạp và dễ xảy ra sai sót.
• Quy trình đối soát rườm rà: Nhà trường phải đăng nhập vào từng tài khoản ngân hàng để kiểm tra lịch sử giao dịch, sau đó đối chiếu và khớp thủ công với từng hóa đơn, tốn nhiều thời gian và công sức khi không có một hệ thống quản lý thống nhất.
• Nhắc học phí chưa thanh toán: Việc liên hệ từng học viên để nhắc nhở đóng học phí cá nhân qua điện thoại hoặc mạng xã hội không chỉ mất thời gian mà còn khá nhạy cảm, tiềm ẩn rủi ro gây khó chịu cho phụ huynh.
• Thiếu minh bạch và giám sát: Việc thu, sử dụng và quyết toán học phí thiếu sự minh bạch, không có hệ thống giám sát hiệu quả dẫn đến thất thoát do sai sót trong quá trình thu, hoặc do các hành vi gian lận.
• Chưa ứng dụng công nghệ: Việc thiếu các giải pháp công nghệ để thu học phí trực tuyến, thay cho phương pháp thu học phí truyền thống, lưu trữ chứng từ bằng giấy, gây lãng phí thời gian, chi phí và gây ra những bất cập không đáng có.

• Thanh toán qua Mobile Banking:
  Là dịch vụ cho phép người dùng truy cập tài khoản ngân hàng và thực hiện các giao dịch tài chính trực tuyến bằng cách nhập tay thông tin chuyển khoản hoặc quét mã QR trên ứng dụng của ngân hàng. Người dùng có thể kiểm tra số dư, chuyển tiền, gửi tiết kiệm, thanh toán hóa đơn, mua vé máy bay, nạp tiền điện thoại… chỉ bằng vài thao tác trên điện thoại.
• Thanh toán bằng ví điện tử:
  Ví điện tử là hình thức thanh toán online thông qua hình thức giao dịch trực tuyến, được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Người dùng chỉ cần đăng ký tài khoản ví điện tử và liên kết với tài khoản ngân hàng hoặc thẻ ATM để nạp tiền vào ví. Hiện nay, đang có rất nhiều loại ví điện tử được sử dụng như MoMo, ZaloPay, ShopeePay, VNPay, VinID Pay

• Tối ưu hóa quy trình thu tiền học phí:
  Nhà quản lý có thể thiết lập các gói học phí, áp dụng các chính sách ưu đãi, giảm giá, miễn giảm, và theo dõi các khoản nợ, thanh toán, hoàn trả của học viên. Phần mềm cũng hỗ trợ việc gửi thông báo nhắc nợ, quản lý khoản phí được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hay các kênh online như thẻ tín dụng, ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng. Nhờ vậy, quy trình được đơn giản hóa, tiết kiệm thời gian và công sức cho cả người quản lý và học viên.
• Tăng độ minh bạch và chuyên nghiệp:
  Quản trị viên cũng có được cái nhìn tổng quan nhất về tình hình tài chính của tổ chức giáo dục khi có thể kiểm tra, trích xuất các biên lai, phiếu thu, phiếu chi, và các loại hóa đơn khác một cách nhanh chóng và chính xác. Đồng thời, phần mềm cũng bảo mật lịch sử giao dịch, các thông tin liên quan đến tiền học phí của học viên, tránh những sai sót, thất thoát hay gian lận.
• Cung cấp báo cáo chi tiết:
  Một tính năng không thể bỏ qua của phần mềm đó là phân tích dữ liệu và tạo ra các báo cáo về doanh thu, chi phí tổng công nợ cần phải thu, và các chỉ số khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của tổ chức giáo dục. Những báo cáo này giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả của các chiến lược kinh doanh, điều chỉnh kế hoạch và ngân sách, và ra quyết định kịp thời.

• Quản lý học sinh đơn giản: Quản lý thông tin số lượng lớn theo từng học sinh, từng lớp học, khóa học một cách dễ dàng.
• Tạo và gửi hóa đơn nhanh gọn: Tạo hóa đơn (phiếu thu) dễ dàng theo số lượng lớn hoặc theo định kỳ với tùy chọn chi tiết thông tin học phí và đính kèm với mã QR thanh toán. Nhà trường có thể linh hoạt lựa chọn nhiều kênh gửi hóa đơn như Email, KakaoTalk, Zalo và SMS, giúp loại bỏ hoàn toàn công đoạn thủ công mệt mỏi.
• Gửi hóa đơn định kỳ tự động: WeBill365 cho phép lập và gửi hóa đơn định kỳ hàng tuần, hàng tháng một cách tự động, giảm thiểu gánh nặng cho nhân viên và đảm bảo sự chính xác trong suốt quá trình lập hóa đơn.
• Thanh toán tiện lợi: Phụ huynh có thể thanh toán học phí nhanh gọn chỉ với thao tác quét mã QR, loại bỏ hoàn toàn thao tác phiền hà cho phụ huynh, mang đến trải nghiệm thanh toán nhanh chóng và thuận tiện, tạo sự hài lòng cho phụ huynh.
• Theo dõi và nhắc nhở học phí chưa thanh toán: Hệ thống cho phép người dùng gửi thông báo nhắc nhở các khoản học phí cần thanh toán với 1 nhấp chuột, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ khoản thu nào. Nhờ đó, dòng tiền của nhà trường luôn ổn định và minh bạch.
• Quản lý tài chính hiệu quả: WeBill365 cập nhật, đối chiếu tự động mọi giao dịch từ tài khoản ngân hàng theo thời gian thực và cho phép khớp nhanh với hóa đơn tương ứng, giúp nhà trường luôn chủ động trong việc quản lý tài chính.
• Minh bạch và giám sát chặt chẽ: Cung cấp đa dạng báo cáo chi tiết, minh bạch, giúp ban giám hiệu nhà trường kiểm soát chặt chẽ việc thu tiền học phí, dễ dàng phân tích và đánh giá hiệu quả thu hồi công nợ.
• Quản lý tích hợp trong cùng một hệ thống: Thay vì phụ thuộc vào Excel với nhiều rủi ro lưu trữ, WeBill365 cung cấp nền tảng quản lý thu phí hiện đại, cho phép nhà trường phân quyền người dùng, giúp kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập dữ liệu, đảm bảo an toàn, bảo mật cao và có thể truy cập dễ dàng từ mọi thiết bị.
• Ứng dụng di động: Phụ huynh có thể chủ động tra cứu, theo dõi lịch sử thanh toán, các khoản nợ chưa thanh toán đơn giản trên điện thoại. Nhà trường có thể nhận thông báo thanh toán của phụ huynh tức thì, theo dõi thu phí hiệu quả mọi lúc mọi nơi.