Trong quá trình kinh doanh, việc lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong các giao dịch. Dưới đây là những quy định cụ thể về thời gian lập hóa đơn mà doanh nghiệp cần nắm rõ:

• Bán hàng hóa: Khi doanh nghiệp bán hàng, thời điểm lập hóa đơn là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua.
• Cung ứng dịch vụ: Đối với dịch vụ, ngày lập hóa đơn được xác định là ngày hoàn tất cung ứng dịch vụ.
• Thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ: Trong trường hợp doanh nghiệp nhận tiền trước khi cung ứng dịch vụ hoặc bán hàng hóa, thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Ngành xây dựng và lắp đặt: Đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng, thời điểm lập hóa đơn là ngày nghiệm thu và bàn giao công trình.
• Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ: Khi xuất khẩu hàng hóa hoặc dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được xác định dựa trên thỏa thuận giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.

• Thông tin người mua: Họ tên, số điện thoại, mã số thuế, địa chỉ, email, TK ngân hàng…
• Hình thức thanh toán: Trạng thái đã thanh toán hay chưa; Thanh toán bằng Chuyển khoản/Tiền mặt.
• Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế suất…

• Có thể xem trước mẫu nội dung hóa đơn trước khi phát hành bằng cách nhấn biểu tượng hình mắt.

• Để chương trình tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi nhận được mã của cơ quan thuế, bạn cần nhập đầy đủ thông tin địa chỉ mail nhận hóa đơn điện tử của khách và trước khi phát hành hóa đơn.

Nhấn Phát hành, lựa chọn chứng thư số, chương trình đồng thời cấp số hóa đơn và phát hành hóa đơn điện tử.

• Chọn chứng thư số của công ty và nhấn OK.

• Thao tác chọn chứng thư số chỉ cần thực hiện vào lần phát hành đầu tiên
• Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công: Kế toán không thể thay đổi được các thông tin trên hóa đơn đã phát hành mà phải thực hiện Xóa và lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.

Sau khi phát hành thành công, hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế chờ cấp mã.

• Trường hợp hóa đơn hợp lệ:cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả cấp mã của cơ quan thuế, hệ thống đồng thời cập nhật Mã của cơ quan thuế trạng thái hóa đơn thành Đã cấp mã.

• Trường hợp hóa đơn hợp lệ:cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử - hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã, hệ thống cập nhật trạng thái hóa đơn thành Lỗi và để trống cột Mã Cơ Quan Thuế.

Tích chọn Gửi Hóa đơn nếu muốn chương trình tự động gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi thực hiện chức năng phát hành hóa đơn điện tử.

• Tên người nhận và Email người nhận: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
• Thông tin Mẫu số, Ký hiệu, Ngày hóa đơn: được lấy theo thông tin trên hóa đơn. Số hóa đơn sẽ được cấp liên tục tương ứng với từng mẫu hóa đơn theo Thông báo phát hành hóa đơn đã có hiệu lực.

Khi quyết định mua hóa đơn điện tử, việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là một bước quan trọng để đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được dịch vụ đáng tin cậy và chất lượng. Để tìm được nhà cung cấp hóa đơn điện tử đạt chuẩn, bạn cần xem xét các tiêu chí sau:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ và giá trị pháp lý theo quy định: Nhà cung cấp cần có khả năng cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ yêu cầu của pháp luật, đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với các quy định hiện hành.
• An toàn, bảo mật: Hóa đơn điện tử cần được bảo vệ chặt chẽ để tránh rủi ro về mất thông tin hay sử dụng trái phép.
• Chi phí hợp lý: Đảm bảo rằng chi phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử là hợp lý và phản ánh đúng giá trị của dịch vụ.
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Một nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ có dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình và nhanh chóng để hỗ trợ bạn giải quyết mọi vấn đề phát sinh.
• Kết nối với các phần mềm khác: Hệ thống hóa đơn điện tử cần có khả năng kết nối với các phần mềm quản lý khác mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc.
• Giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng: Giao diện của phần mềm hóa đơn điện tử cần được thiết kế một cách thân thiện và dễ sử dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi thao tác.