WeBill365를 개발할 때, 우리는 다음과 같은 핵심 질문을 던졌습니다.
고객이 스스로 기한 내에 결제하도록 하는 방법은?
귀찮은 수작업 없이 정확하게 미수금을 추적할 수 있는 방법은?
자금 흐름을 보다 안정적으로 유지하는 방법은?
이번 글에서는 WeBill365의 청구/수납 자동화 기능이 어떻게 탄생했으며, 실제 기업들이 겪는 문제를 어떻게 해결했는지 말씀드리겠습니다.
1. 기업이 직면한 가장 큰 문제: 대금 결제 지연으로 인한 현금 부족
"고객은 기꺼이 상품을 구매하지만, 결제는 쉽게 잊어버린다." 이는 WeBill365를 사용하는 많은 기업들이 공통적으로 겪는 어려움 중 하나입니다. 고객이 결제를 하려고 하다가도, 다양한 이유로 결제가 지연되는 경우가 많습니다. 이는 개인이나 조직의 재무 흐름뿐만 아니라 외부적인 요인에 의해서도 발생할 수 있습니다.
1.1. 고객이 결제를 잊거나 알림을 놓치는 경우
고객이 청구서를 확인하지 않거나 결제 기한을 인지하지 못하는 경우가 빈번하게 발생하는데요. 주요 원인으로는 다음과 같은 것들이 있습니다.
이미 청구서를 보냈지만, 고객이 이메일을 확인하지 않는 경우
이메일로 발송된 결제 알림이 스팸함으로 분류되거나 놓치는 경우
수많은 알림 속에서 결제 요청이 묻혀버리는 경우
문자 메시지가 고객의 주의를 끌지 못하는 경우
바쁜 일정으로 인해 결제 기한을 잊어버리는 경우
직접 연락해도 "내일 결제하겠다"는 답변만 하는 경우
이러한 문제는 흔히 발생하지만, 기업 입장에서는 큰 부담이 됩니다. 지속적인 결제 지연과 반복적인 독촉 과정으로 직원들은 지쳐만 가죠.
1.2. 복잡한 결제 절차
또 다른 주요 장애 요소는 불편하고 비효율적인 결제 프로세스입니다. 일반적으로 고객이 결제를 하는 과정은 다음과 같습니다.
이메일이나 문자 메시지에서 청구서를 찾는다.
기업의 계좌번호를 복사한다.
계좌 이체 시 계좌번호, 금액 등 정보를 일일이 입력해야 한다.
회계 담당자에게 직접 연락하여 이체를 확인한다.
이처럼 여러 단계를 거쳐야 하는 복잡한 결제 절차는 고객이 결제하는데 큰 장애물이 될 뿐만 아니라, 잘못된 정보 입력이나 전송 오류로 인해 더 큰 문제를 만들고는 합니다.
1.3. 실시간 관리되지 않는 미수금
결제가 제때 이뤄지지 않으면 기업의 회계팀은 미수금을 관리하는 데 많은 어려움을 겪게 됩니다. 특히, 여전히 Excel을 활용한 수작업 방식으로 결제 내역을 정리하는 기업들은 다음과 같은 문제를 겪고 있습니다.
매일 고객별 결제 내역을 수동으로 정리하고, 결제된 금액과 미수금을 따로 확인한다.
수작업으로 입력하는 과정에서 오기입이 발생할 가능성이 높다.
실시간 보고 시스템이 없어, 기업이 즉각적인 현금 흐름을 파악하기 어렵다.
결과적으로, 기업은 미수금 회수를 위한 대응이 늦어지고, 이는 자금 흐름을 불안정하게 만들어 경영 계획에도 악영향을 미칠 수 있습니다. 오늘날 많은 기업들은 결제 프로세스를 자동화하고, 미수금 관리를 효율적으로 개선할 수 있는 솔루션을 찾고 있습니다. 기업의 지속적인 성장과 안정적인 재무 운영을 위해 보다 스마트한 결제 관리 시스템이 필수적인 시대가 도래하고 있습니다.
2. 기업의 결제 관리 혁신: WeBill365를 통한 자동화 수금 솔루션
기업이 겪는 수금 문제를 해결하기 위해 WeBill365는 다음과 같은 목표로 설계되었습니다.
1.고객이 제때 결제할 수 있도록 다양한 채널을 통한 자동 알림 제공.
QR 스캔으로 간편한 결제 가능
실시간으로 미수금 현황을 확인할 수 있는 자동 리포트 제공
2.1. 다채널 자동 결제 알림 시스템
WeBill365 는 Zalo, KakaoTalk, SMS, 이메일을 통해 결제 알림을 전송하여 고객이 중요한 결제 기한을 놓치지 않도록 돕습니다.
이메일을 열지 않으면 Zalo 또는 KakaoTalk으로 재전송
고객이 기한내에 결제하지 않으면 자동으로 추가 알림 전송
기업이 알림 내용을 직접 설정하여 고객을 지나치게 방해하지 않도록 설정 가능
사례 연구:
한 소규모 아파트 관리자는 매월 입주민들에게 직접 전화를 걸어 관리비 결제를 독촉해야 했습니다. WeBill365 도입 후, 입주민들은 Zalo를 통해 QR코드가 포함된 결제 알림을 받게 되었고, 3개월 만에 정시 결제율이 80%까지 증가했습니다.
2.2. 원클릭 결제 시스템
WeBill365는 계좌번호 입력 없이 QR코드를 통해 즉시 결제가 가능하도록 지원합니다.
번거로운 정보 입력 없이 간편한 결제
은행 송금, 카드 결제, 전자 지갑 등 다양한 결제 옵션 제공
자동 결제 확인 기능으로 회계팀의 업무 부담 감소
사례 연구:
호치민시의 A 스포츠 학원은 학생들의 등록금 미납으로 인해 어려움을 겪고 있었는데요. WeBill365를 도입한 후, Zalo를 통해 QR코드가 포함된 청구서를 전송하여 90% 이상의 학생들이 3일 이내에 등록금을 납부하게 되었습니다.
2.3. 실시간 미수금 관리 기능
WeBill365를 활용하면 기업이 수기로 미수금을 정리할 필요 없이 실시간으로 모든 결제 상태를 모니터링할 수 있습니다.
실시간 결제 데이터 업데이트 및 미수금 내역 확인
필터 기능을 활용한 신속한 보고서 작성
결제 완료시, 푸쉬 알람으로 실시간 확인 가능
사례 연구:
한 부동산 회사는 월별 관리비 징수 과정에서 지속적인 어려움을 겪고 있었습니다. WeBill365 도입 후, 회계팀은 다양한 출처에서 데이터를 수집할 필요 없이 하나의 시스템에서 모든 결제 내역을 실시간으로 확인할 수 있었습니다.
3. 결론
이번 글에서는 기업들이 겪는 수금 관리의 어려움과 WeBill365가 제공하는 솔루션에 대해 이야기해 보았습니다.
사실, 돈을 받는 과정은 원래 이렇게 복잡할 필요가 없습니다. 하지만 현실에서는 회계팀이 고객 한 명 한 명에게 연락해 결제 여부를 확인해야 하고, 수작업으로 데이터를 정리해야 하는 경우가 많죠. WeBill365는 이런 불필요한 과정들을 없애고, 기업이 본연의 업무에 집중할 수 있도록 돕는 솔루션입니다.
물론, 완벽한 솔루션이란 없습니다. 그래서 저희는 고객들의 피드백을 귀담아듣고, 실제로 현장에서 어떤 문제들이 발생하는지 살펴보면서 계속해서 WeBill365를 발전시키고 있습니다. 더 나은 솔루션을 만들기 위해서는 기업들의 경험과 목소리가 무엇보다 중요합니다.
앞으로도 WeBill365의 발전 과정과 다양한 사례들을 공유해 나갈 예정입니다. 만약 여러분도 보다 효율적인 수금 관리 방법을 찾고 있다면, WeBill365를 한 번 경험해 보세요.
긴 글을 읽어주셔서 감사합니다! 혹시 청구, 수납 관리와 관련한 경험이 있거나 고민되는 점이 있다면 댓글로 남겨주시거나 저희에게 직접 연락해 주세요. 여러분의 의견을 듣고 함께 해결책을 고민해 나가겠습니다.
